Oui, les réunions sont une vraie perte de temps
Depuis, la passion coupable pour les réunions ne s'est clairement pas arrangée. L'essor des réunions vidéo depuis la pandémie l'atteste… Mais elles ne servent toujours pas à grand-chose, sinon à faire perdre du temps aux uns, tandis que les autres (en général toujours les mêmes) se mettent en scène. Aborder la question relève d'ailleurs du serpent de mer : ceux qui s'en plaignent sont en général les mêmes que ceux qui vous y convoquent… Outre l'ennui et la perte de temps de travail qu'elles représentent (environ 27 000 heures en 40 ans de carrière selon une étude réalisée par Perfony), elles ont aussi un coût, que l'on peut d'ailleurs calculer en ligne avant d'organiser une réunion, histoire de s'en décourager. Il y a quelques années de cela, on estimait déjà que, à raison d'environ 4 heures par semaine, « les réunions donnent l'illusion qu'on travaille ». Mais il demeure encore et toujours trop de réunions inutiles et s'éternisant tout aussi inutilement.
Même si la majorité le pensait déjà, une vaste étude vient de confirmer l'inutilité des réunions. Cette consultation dévoilée à l'origine par le magazine économique américain Fortune a été menée auprès de 5 000 travailleurs de quatre continents par l'entreprise australienne de logiciels Atlassian. Résultat : les réunions tuent la productivité, et trois sur quatre sont totalement inutiles. Elles pourraient bien souvent être remplacées par un simple courriel. C'est un véritable consensus : rien ne leur fait plus perdre de temps que les réunions. Selon cette étude, « en moyenne, trois réunions sur quatre auraient pu être remplacées par un mémo écrit, et auraient probablement dû l'être ». 77 % des sondés ont déclaré que les réunions ne font que... créer davantage de réunions. Sans oublier l'inévitable « chaos conversationnel », ce moment où « une réunion sans ordre du jour déraille et manque de concentration ». Conséquence : des heures supplémentaires pour compenser le temps perdu en réunion pour les managers, et plus des trois quarts (76 %) des employés qui sortent totalement épuisés de journées surchargées en réunions. 80 % des personnes interrogées déclarent d'ailleurs qu'elles seraient plus productives si elles passaient moins de temps en réunion. Plus facile à dire qu'à faire...
Peut-être la méthode d'Elon Musk pourrait-elle leur servir... Le génial mais parfois très direct patron de Tesla, SpaceX, PayPal et X (ex-Twitter) n'est clairement pas un grand amateur de réunionite. En 2 022, il a ainsi envoyé aux salariés de Tesla ce que l'on pourrait appeler un mode d'emploi de la réunion, ou plutôt de comment éviter d'en faire. Challenges qui rapporte la méthode explique « qu'après la crise du Covid et l'envolée du télétravail, les entreprises ont eu de plus en plus de mal à adapter leur organisation aux nouveaux modes de travail hybrides ». Les six principes d'Elon Musk étaient pourtant on ne peut plus clairs et explicites :
- Évitez les grandes réunions, elles découragent le débat.
- Quittez les réunions où vous n'apporterez rien. Il n'est pas impoli de partir…
- Oubliez la chaîne hiérarchique pour communiquer avec vos collègues.
- Soyez clair plutôt qu'intelligent : pas de jargon.
- Renoncez aux réunions régulières, envoyez plutôt des SMS ou des emails.
- Et enfin, soyez pratique, ne suivez pas la règle, mais les objectifs de la société.
Après tout, pourquoi pas ? En son temps, le très américain Jeff Bezos, fondateur d'Amazon, avait imaginé la « two pizzas rule ». Cette règle stipule que les participants d'une réunion doivent pouvoir être nourris avec seulement deux pizzas pour s'assurer qu'une réunion soit efficace. Et c'est une bonne raison, au fond, d'organiser une réunion !
